Privacyverklaring

Persoonsgegevens

Als je bij ons in dienst treedt, stage bij ons loopt of anderszins voor ons werkt, verwerken wij (Stichting Carinova Groep) jouw persoonsgegevens. ‘Persoonsgegevens’ staat voor alle informatie over natuurlijke personen. Denk daarbij aan informatie als namen, telefoonnummers, adressen en e-mailadressen. Graag informeren wij je duidelijk over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken en op welke manieren wij jouw privacy beschermen. In deze privacyverklaring leggen wij onder meer uit voor welke doelen wij in dit kader jouw persoonsgegevens verwerken, op basis van welke wettelijke grondslagen dit gebeurt en wat jouw rechten zijn op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Carinova is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerkingen van persoonsgegevens waarop deze privacyverklaring ziet.

Soorten persoonsgegevens

Wij verwerken de persoonsgegevens die je aan ons verstrekt.

Waar in deze privacyverklaring wordt gesproken van verwerkingen door ons, kan dit ook verwerkingen van door ons ingeschakelde verwerkers of andere ontvangers betekenen. De betreffende ontvangers worden in deze privacyverklaring genoemd.

Doelen van de verwerkingen

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen indien en voor zover dat noodzakelijk is voor onze (gerechtvaardigde) doeleinden. In dat kader verwerken wij jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
1. Het aangaan van overeenkomsten met jou;
2. Het uitvoeren van overeenkomsten met jou;
3. Het voeren van een personeelsadministratie en personeelsdossiers;
4. Het voeren van een financiële administratie;
5. Het aanvragen van pensioenen voor personeel;
6. Het voeren van een pensioenadministratie;
7. Het aanvragen van verzekeringen voor personeel;
8. Het voeren van een tankpasadministratie, als je van ons een tankpas hebt ontvangen;
9. Verzuimregistratie;
10. Waar nodig, het mogelijk maken en doorlopen van reïntegratietrajecten;
11. Toegangscontrole en sleutelbeheer;
12. Het mogelijk maken van deelname aan opleidingen en trainingen;
13. Het ontvangen en vastleggen van resultaten van opleidingen en trainingen;
14. Het vermelden van ons personeel op ons intranet;
15. Het treffen van rechtsmaatregelen, in voorkomend geval;
16. Het voldoen aan op ons rustende wettelijke verplichtingen;
17. Het faciliteren en onderhouden van contact;
18. Het borgen van continuïteit van onze systemen (door het maken van back-ups en een goede beveiliging);
19. Het voeren en actualiseren van een elektronisch cliëntendossier;

Grondslagen van de verwerkingen

Wij verwerken jouw persoonsgegevens enkel indien en voor zover daarvoor een verwerkingsgrondslag in de zin van de AVG van toepassing is. Wij omschrijven hierna de toepasselijke verwerkingsgrondslagen. Daarbij geven wij aan voor welke van de (hiervoor genummerde) doelen de verwerkingsgrondslagen gelden. Voor de verwerkingen voor sommige van deze doelen gelden meerdere verwerkingsgrondslagen.

Uitvoering overeenkomst of het treffen van daaraan voorafgaande maatregelen

Een deel van de persoonsgegevensverwerkingen vindt plaats omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent of om op jouw verzoek voorafgaand aan de sluiting van zo’n overeenkomst maatregelen te nemen.
Deze grondslag geldt voor de verwerkingen van persoonsgegevens voor de hiervoor onder 1 tot en met 8 en 17 omschreven doelen.

Gerechtvaardigd belang

Een deel van de verwerkingen van persoonsgegevens vindt plaats op grond van onze gerechtvaardigde belangen daarbij. Deze belangen zijn gelegen in het kunnen aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, het voeren van administraties en registraties ter naleving van wettelijke verplichtingen en ondersteuning van bedrijfsactiviteiten, het beveiligen van onze panden tegen onbevoegde toegang, het kunnen trainen en opleiding van personeel, het creëren van een prettige werkomgeving, het voldoen aan en uitvoering geven aan wettelijke verplichtingen, het beveiligen van de elektronische cliëntendossiers en het waar nodig kunnen treffen van juridische maatregelen.

Deze grondslag geldt voor de verwerkingen van persoonsgegevens voor de hiervoor onder 1 tot en met 15, 17 tot en met 19 genoemde doelen. Bij vragen over de afwegingen die aan het voorgaande ten grondslag liggen, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit document.

Wettelijke verplichting

Ten slotte vindt een deel van de verwerkingen van jouw persoonsgegevens plaats omdat dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Deze grondslag geldt voor de verwerkingen van persoonsgegevens voor de hiervoor onder 9, 10, 16 en 19 omschreven doelen, of in de situatie dat art. 6 lid 1 sub d AVG of art. 6 lid 1 sub e AVG van toepassing is.

Verstrekking van jouw persoonsgegevens

Je bent niet wettelijk of contractueel verplicht om jouw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Wel is de verstrekking van (bepaalde van) jouw persoonsgegevens een noodzakelijke voorwaarde om daarmee samenhangende verwerkingen van persoonsgegevens te doen plaatsvinden. Verstrek je deze persoonsgegevens niet, dan kunnen wij de betreffende verwerkingen van persoonsgegevens niet uitvoeren. Dit kan tot gevolg hebben dat wij geen arbeidsovereenkomst met je aan kunnen gaan, geen verzekeringen en pensioenen aan kunnen vragen of je bijvoorbeeld niet mee kunt doen aan trainingen en opleidingen.

Ontvangers van jouw persoonsgegevens

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens gaat Carinova zorgvuldig te werk. Soms is het echter noodzakelijk dat wij uw persoonsgegevens delen als wij daar een wettelijke grondslag voor hebben. Dit geldt voor (overheids)instanties zoals uitvoeringsinstanties en toezichthouders. Met alle partijen die in onze opdracht gegevens verwerken (bijvoorbeeld software leveranciers) sluiten wij een verwerkersovereenkomst af. Hierin leggen wij de afspraken vast over welke gegevens verwerkt worden en hoe deze beveiligd worden. In ons verwerkingsregister staan alle verwerkingen van persoonsgegevens en de betrokken partijen (ontvangers en verwerkers).

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Wij verwerken jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het behalen van de eerder omschreven doelen. Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om te voldoen aan de fiscale bewaarplichten bewaren wij gedurende 7 jaar, te rekenen vanaf het moment dat de ‘actualiteitswaarde’ van de betreffende persoonsgegevens vervalt (oftewel, vanaf het moment dat de persoonsgegevens niet meer actueel zijn voor de bedrijfsvoering). Loonbelastingverklaringen en een kopie van je identiteitsbewijs moeten wij als werkgever 5 jaar na het einde van jouw dienstverband bewaren. Arbeidsovereenkomsten en verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter bewaren wij maximaal 2 jaar na einde dienstverband.

Rechten van betrokkenen

Als jouw persoonsgegevens worden verwerkt, heb je op grond van de AVG verschillende rechten. Deze omschrijven wij hierna.

Recht op inzage, correctie en gegevensverwijdering

Je hebt het recht om van ons te vernemen of wij jouw persoonsgegevens verwerken en om deze persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking daarvan in te zien, voor zover dit geen afbreuk doet aan de rechten (zoals privacyrechten) en vrijheden van anderen.
Daarnaast heb je het recht om persoonsgegevens die onjuist of onvolledig zijn, maar wel door ons verwerkt worden, door ons te laten corrigeren.
Ook heb je onder omstandigheden het recht om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit is het geval:

wanneer de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij worden verwerkt;
wanneer de persoonsgegevens verwerkt worden op basis van jouw toestemming, je die toestemming intrekt en er geen andere verwerkingsgrondslag van toepassing is;
wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en er geen zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
wanneer de persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting van de betreffende verwerkingsverantwoordelijke verwijderd moeten worden;

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt recht om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk ‘stil te laten zetten’. Dit kan in de volgende gevallen:

Je hebt de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist. De beperking geldt dan voor een periode die het voor ons mogelijk maakt om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
De verwerking van jouw persoonsgegevens is niet rechtmatig en je hebt je verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens. In plaats daarvan heb je verzocht om beperking van het gebruik van jouw persoonsgegevens;
Wij hebben jouw persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoelen, maar je hebt deze persoonsgegevens zelf nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
Je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en bent in afwachting van het antwoord op de vraag of onze gerechtvaardigde gronden bij de verwerking zwaarder wegen dan die van jou.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Je hebt onder bepaalde voorwaarden het recht om de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm. Deze persoonsgegevens kun je vervolgens doorgeven aan een andere partij. Je kunt ons ook vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan die andere partij.

Het recht op overdraagbaarheid geldt alleen voor verstrekte gegevens die geautomatiseerd worden verwerkt op basis van de volgende grondslagen:

jouw toestemming (of die van jouw ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger); of
de noodzakelijkheid van de verwerking voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent.

Recht van bezwaar

Je kunt vanwege met jouw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van de grondslag gelegen in ons gerechtvaardigde belang. Wij zullen de verwerking dan staken, tenzij er sprake is van dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Uitoefeningen van deze rechten

Uitoefening van jouw voornoemde rechten kan door een schriftelijk verzoek daartoe aan ons (waaronder ook een verzoek per e-mail wordt begrepen). Wij kunnen je vragen om je daarbij te identificeren.

Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens). Dit kan bijvoorbeeld als je van mening bent dat de verwerking van jouw persoonsgegevens niet in lijn is met wettelijke voorschriften of je anderszins een klacht hebt.

Contact opnemen

Als je vragen, opmerkingen of klachten hebt met betrekking tot dit privacy statement, de verwerking van jouw persoonsgegevens of de uitoefening van jouw rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.

Stichting Carinova Groep, Raad van Bestuur via 0570-518001
De Functionaris Gegevensbescherming via FG_AVG@carinova.nl

Wijzigingen

Dit privacy statement kunnen wij wijzigen. Eventuele nieuwe versies van dit privacy statement zullen wij publiceren op onze website www.carinova.nl en www.werkenbijcarinova.nl